Resume: Manajemen Perubahan

 

Photo by Scott Graham on Unsplash

Pertemuan 12: Manajemen Perubahan Berbasis TQM

• TQM berfungsi di seluruh strategi perubahan.
• Menurut Ishikawa dalam Tjiptono (2003:4), TQM adalah perpaduan semua fungsi manajemen, semua bagian dari suatu perusahaan dan semua orang ke dalam falsafah holistic yang dibangun berdasarkan konsep kualitas, teamwork, produktivitas, dan kepuasan pelanggan.
• Joseph M. Juran menyatakan bahwa mutu berarti kesesuaian dengan penggunaan, seperti sepatu yang dirancang untuk olahraga atau sepatu kulit yang dirancang untuk ke kantor. Pendekatan Juran adalah orientasi pada pemenuhan harapan pelanggan.
• 8 dimensi kualitas menurut Garvin yaitu kinerja, keandalan, daya tahan, kemudahan servis, estetika, fitur, kualitas yang dirasakan, dan kesesuaian dengan standar.
• 8 hal kunci keberhasilan perbaikan kinerja berbasis kualitas (ISO9001:2000) yaitu fokus pada pelanggan, keterlibatan karyawan, berpusat pada proses, sistem yang terintegrasi, pendekatan strategis, keputusan berdasarkan fakta, komunikasi, dan perbaikan berkelanjutan.
• Keuntungan TQM yaitu profitabilitas yang lebih tinggi, peningkatan moral karyawan, penghapusan cacat dan pemborosan, peningkatan fokus dan kepuasan pelanggan, peningkatan nilai pemegang saham dan pemangku kepentingan, proses yang lebih baik dan inovatif, pengurangan biaya dan manajemen yang lebih baik, peningkatan loyalitas dan retensi pelanggan, fleksibilitas kondisi pasar yang berubah-ubah, posisi kompetitif yang lebih kuat, dan produktivitas yang lebih tinggi.
• Analisis akar masalah adalah proses menemukan penyebab utama yang mendasari masalah untuk mengidentifikasi solusi yang tepat.
• Tujuan utama dari Root Cause Analysis adalah untuk mengidentifikasi penyebab utama dari suatu masalah, yang pada gilirannya akan memberikan manfaat seperti meningkatkan kualitas produk dan layanan. Meskipun terdapat beberapa teknik yang berbeda dalam menentukan masalah utama, hirarki yang mendasari pelaksanaan RCA tetap sama, yaitu 1) mendefinisikan masalah (atau area perbaikan), 2) mengumpulkan sebanyak mungkin data dan masukan, 3) menemukan 'akar' penyebabnya, 4) menemukan solusi 'perbaikan' dan 'pencegahan', 5) membuat strategi yang dapat ditindaklanjuti untuk mengimplementasikan solusi tersebut, dan 6) memonitor solusi tersebut dan mengonfirmasinya.
• Alat yang sangat populer dan banyak digunakan untuk analisis akar masalah adalah Diagram Tulang Ikan. Diagram ini juga disebut diagram Sebab dan Akibat karena prosesnya dimulai dari mulut ikan (yang merupakan Akibat dan tujuannya adalah untuk mengidentifikasi akar penyebab yang tepat yang mengakibatkan atau berkontribusi terhadap Akibat): 1) mendefinisikan masalah dengan menggunakan diagram IS/IS NOT, 2) mengumpulkan data, 3) mengembangkan daftar penyebab yang mungkin, 4) menguji setiap penyebab yang mungkin, 5) mengindentifikasi akar masalah, 6) mengembangkan solusi, 7) memverifikasi solusi, dan 8) metodologi Delapan D.
• Analisis Pareto adalah teknik yang digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis, tetapi juga memiliki aplikasi di beberapa bidang yang berbeda, mulai dari ekonomi kesejahteraan hingga kontrol kualitas. Analisis ini sebagian besar didasarkan pada "aturan 80-20". Sebagai teknik pengambilan keputusan, analisis Pareto secara statistik memisahkan sejumlah faktor input-baik yang diinginkan maupun yang tidak diinginkan-yang memiliki dampak terbesar terhadap suatu hasil. Analisis Pareto didasarkan pada gagasan bahwa 80% manfaat proyek dapat dicapai dengan melakukan 20% pekerjaan-atau, sebaliknya, 80% masalah dapat ditelusuri ke 20% penyebabnya.
• Pendekatan holistik Dr. Deming terhadap kepemimpinan dan manajemen menyatukan teori-teori penting dalam empat bidang yang saling terkait: apresiasi terhadap sistem, pengetahuan tentang variasi, teori pengetahuan, dan psikologi. Sistem Pengetahuan Mendalam mendorong transformasi melalui "lensa" luar yang penting yang dapat bermanfaat bagi siapa pun dan organisasi mana pun.
• Langkah pertama dalam mengelola proses adalah menetapkan proses kontrol, yang melibatkan pemetaan proses kerja dan penentuan titik risiko. Setelah itu, perlu menetapkan intensitas, standar kualitas, indikator, metode, dan subjek kontrol untuk memastikan efektivitasnya. Langkah terakhir mencakup implementasi dan evaluasi, di mana proses tersebut diterapkan dan diukur kinerjanya.
• Model PDCA melibatkan pendekatan sistematis untuk pemecahan masalah. Pada tahap perencanaan, masalah diidentifikasi. Tahap eksekusi menguji solusi potensial. Verifikasi efektivitas terjadi selama tahap pengecekan. Akhirnya, opsi terbaik diimplementasikan dalam tahap tindakan.

Pertemuan 13: Manajemen Perubahan Berbasis BSC

• BSC berfungsi di seluruh strategi perubahan.
• Balanced Scorecard (BSC) diperkenalkan melalui publikasi pada tahun 1992 dan buku pada tahun 1996. Ide dasarnya muncul karena adanya keterbatasan pengukuran tradisional yang hanya berfokus pada data akuntansi yang dianggap sudah tidak relevan. BSC bertujuan mengenalkan keseimbangan sudut pandang dalam pengukuran keuangan.
• BSC, atau Balanced Scorecard, memiliki empat sudut pandang yang masing-masing fokus pada aspek yang berbeda. Pertama, sudut pandang finansial menekankan penciptaan nilai ekonomi berkelanjutan. Sudut pandang internal proses menekankan kepuasan pemegang saham melalui produktivitas, efisiensi, dan kualitas. Sementara itu, sudut pandang pembelajaran dan pertumbuhan menyoroti langkah-langkah untuk meningkatkan dan mempertahankan kinerja, termasuk pengukuran performa, umpan balik, dan dukungan. Terakhir, sudut pandang konsumen membahas kewajiban konsumen dan strategi memenuhi tuntutan tersebut.
• Bentuk pengukuran kinerja organisasi dapat dibagi menjadi beberapa aspek utama. Pertama, dalam dimensi finansial, terdapat metrik seperti Return of Capital Employed, Economic Value Added, Sales Growth, dan Cash Flow. Selanjutnya, fokus pada proses internal mencakup inovasi untuk memahami kebutuhan masa depan pelanggan, operasi yang melibatkan kualitas, waktu siklus, dan biaya, serta pelayanan dengan aspek garansi, perbaikan, dan penanganan kecacatan dan pengembalian. Selain itu, pembelajaran dan pertumbuhan melibatkan pengelolaan sumber daya manusia, seperti retensi, pelatihan, keahlian, dan moral karyawan. Sistem informasi juga menjadi bagian penting, terutama dalam menyediakan informasi kritis bagi karyawan garis depan. Akhirnya, fokus pada konsumen mencakup kepuasan, retensi, akuisisi, keuntungan, dan penguasaan pasar. Semua aspek ini memainkan peran kunci dalam mengukur dan meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan.
• Peta Strategi dalam Balanced Scorecard (BSC) adalah gambaran visual tujuan, strategi, dan metrik kinerja organisasi. Terdiri dari empat perspektif utama, yakni Keuangan, Pelanggan, Proses Internal, dan Pembelajaran serta Pertumbuhan. Dalam Perspektif Keuangan, ditampilkan tujuan keuangan jangka pendek dan panjang yang mendukung visi organisasi. Sementara dalam Perspektif Pelanggan, fokus pada kepuasan pelanggan dengan memahami kebutuhan dan harapan mereka. Perspektif Proses Internal mengidentifikasi proses inti yang perlu ditingkatkan untuk mencapai tujuan keuangan dan pelanggan. Sedangkan dalam Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan, menyoroti inisiatif-inisiatif untuk pengembangan karyawan, inovasi, dan pertumbuhan jangka panjang. Peta Strategi BSC membantu organisasi memahami keterkaitan antar elemen ini dan bagaimana mereka saling mendukung. Visualisasi ini memudahkan manajemen dan stakeholder dalam memahami strategi, mengukur kemajuan, dan membuat keputusan berdasarkan informasi kinerja terintegrasi.
• Balanced Scorecard (BSC) pada tingkat departemen adalah suatu alat manajemen kinerja yang digunakan untuk mengukur dan melacak pencapaian tujuan departemen dalam berbagai aspek. BSC dirancang untuk memberikan pandangan seimbang terhadap kinerja organisasi, tidak hanya dari segi keuangan, tetapi juga melibatkan aspek-aspek seperti proses internal, pembelajaran dan pertumbuhan, serta perspektif pelanggan.
• Key Performance Indicator (KPI) sering disebut sebagai landasan untuk menjaga agar perusahaan sesuai dengan tujuan dan visinya.
• PDCA adalah dasar dari perbaikan berkelanjutan atau kaizen. Para pemimpin menetapkan target (plan) terhadap dasar kinerja yang stabil. Tim mengimplementasikan perbaikan (Do) untuk mencapai target. Kemudian mereka mengukur (Check) perubahan untuk mengevaluasi kinerja terhadap target. Jika tim telah mencapai hasil yang terukur, mereka menstandarkan (Act) metode baru dengan memperbarui pekerjaan yang terstandarisasi. Hal ini untuk memastikan peningkatannya stabil.

Pertemuan 14: Manajemen Perubahan Berbasis Six Sigma

• Six Sigma berfungsi di seluruh strategi perubahan.
• Six Sigma ditemukan oleh Motorola pada tahun 1970 setelah CEO mengkritik masalah kualitas produksi. Mereka menemukan hubungan antara kualitas dengan penurunan biaya produksi. Bill Smith adalah perumus ide ini dalam bentuk Metodologi Motorola atau metode Six Sigma.
• Program manajemen kualitas dibangun pada tahun 1980. Secara filsafat, berfokus pada eliminasi sampah, peningkatan kepuasan pelanggan, serta peningkatan keuntungan dan keunggulan.
• Six Sigma berfokus mengurangi variasi dalam bisnis, fokus konsumen, dan keputusannya berdasarkan data.
• Berasal dari kata sigma yang berarti standar deviasi menghitung banyaknya variasi muncul didalam sebuah data atau kumpulan barang atau proses/service.
• Sigma adalah konsep yang berbicara tentang data. Jika kita mengacu pada 1 Sigma, itu mencakup 34,1%, Sigma 2 total 68%, 3 Sigma kemungkinan mencapai 93%, dan 4 Sigma mencapai 99,4%. Sigma yang paling idealis adalah Six Sigma, mendekati 100%, mencerminkan harapan bahwa semua produk mendekati kesempurnaan. Dalam konteks ini, Sigma menjadi representasi idealisme dalam sistem manajemen.
• Tujuan Six Sigma adalah untuk memastikan kualitas produk yang memenuhi kebutuhan konsumen dengan fokus pada faktor kritis bagi kualitas, pengendalian biaya melalui pengurangan variasi, dan peningkatan kepuasan pelanggan. Defect dihindari, dan proses dijaga agar konsisten dan dapat diprediksi untuk memenuhi harapan konsumen terkait variasi.
• Penerapan metode Six Sigma melibatkan sejumlah area, termasuk manajemen, administrasi, departemen kualitas, personalia, layanan, desain, pembelian, produksi, teknologi informasi, serta modeling dan simulasi.
• Ada dua metode dalam Six Sigma: DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) yang digunakan untuk perbaikan proses yang sudah ada, dan DMADV (Define, Measure, Analyze, Design, Verify) yang digunakan untuk pengembangan proses baru.
• Metode DMAIC dalam Six Sigma adalah suatu pendekatan sistematis yang terdiri dari lima langkah utama: Define (Tentukan), Measure (Ukur), Analyze (Analisis), Improve (Perbaiki), dan Control (Kontrol). Tahap Define fokus pada pemahaman terhadap masalah dan penetapan tujuan, sedangkan tahap Measure melibatkan pengukuran dan pengumpulan data terkait proses. Pada tahap Analyze, dilakukan analisis mendalam terhadap data untuk mengidentifikasi penyebab utama masalah. Setelah itu, pada tahap Improve, solusi-solusi diterapkan untuk meningkatkan proses, dan pada tahap Control, sistem kontrol diimplementasikan untuk memastikan hasil yang konsisten dan terjaga dari waktu ke waktu. Pendekatan ini memberikan kerangka kerja yang sistematis dan terukur untuk meningkatkan kualitas dan efisiensi proses organisasi.
• Six Sigma adalah metodologi manajemen kualitas yang menggunakan pendekatan DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control). Dalam perhitungan Six Sigma, Defects Per Unit dihitung dengan membagi jumlah kecacatan dengan total jumlah unit. Total Opportunities dihitung dengan mengalikan jumlah unit dengan potensi kecacatan. Defects Per Opportunities dihitung dengan membagi jumlah kecacatan dengan total potensi kecacatan. Terakhir, Defects Per Million Opportunities dihitung dengan mengalikan Defects Per Opportunities dengan satu juta.
• Six Sigma memiliki enam tema utama yang mencakup DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control), fokus yang jujur pada pelanggan, manajemen berdasarkan data dan fakta, tindakan yang terjadi pada proses, manajemen proaktif, manajemen tanpa batas, dan dorongan untuk mencapai kesempurnaan.
• Proses Six Sigma DMADV adalah suatu pendekatan metodologi yang digunakan untuk pengembangan atau perancangan proses baru dalam suatu organisasi. Tahap pertama adalah "Define," di mana tujuan dan ruang lingkup proyek didefinisikan dengan jelas. Kemudian, pada tahap "Measure," dilakukan pengukuran terhadap kinerja proses yang ada atau proses sebanding yang relevan. Tahap "Analyze" melibatkan analisis mendalam terhadap data yang terkumpul untuk mengidentifikasi peluang perbaikan. Selanjutnya, pada tahap "Design," solusi dan perubahan yang diperlukan dirancang untuk mencapai hasil yang diinginkan. Tahap "Verify" dilakukan untuk memastikan bahwa perubahan yang diimplementasikan berhasil mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dengan demikian, proses DMADV Six Sigma membimbing organisasi dalam pengembangan proses yang efisien dan efektif.
• Ini adalah kontrol reset untuk Sigma, di mana yang tertinggi adalah Master Black Belt. Black Belts menggunakan bahasa ini untuk mengerti dan menguasai statistik serta proses perbaikan kualitas. Harapannya, orang-orang yang menyiapkan riset memiliki pemahaman dalam kedua hal tersebut. Kemampuan untuk menggunakan kedua keterampilan ini membuat seseorang menjadi ahli dalam mengendalikan riset dari Six Sigma Master Black Belts. Hal ini mencakup keterampilan teknis dan interpersonal, di mana Master Black Belts bertanggung jawab atas pengendalian dan penguasaan kedua jenis keterampilan ini sebagai seorang manajer.