Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen merupakan bidang yang telah berkembang sejak tahun 1960-an. Sistem informasi manajemen secara umum didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan suatu organisasi. Menurut O'Brien (2010), sistem informasi manajemen adalah kombinasi terorganisir dari orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan mendistribusikan informasi dalam suatu organisasi. Dengan perkembangan teknologi, segala sesuatu, termasuk bisnis, menjadi terintegrasi dengan teknologi. Ini membantu bisnis mengontrol dan mengelola informasi dengan cara yang tepat dan terorganisir. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem informasi melakukan pemrosesan data, kemudian mengubahnya menjadi informasi.

Mungkin beberapa orang bertanya, mengapa sistem informasi itu penting? Berikut ini adalah jawabannya.

Sistem informasi manajemen memiliki fungsi dan manfaat bagi perusahaan jika diterapkan. Jeperson Hutahaean, dkk, dalam buku yang berjudul Pengantar Sistem Informasi Manajemen menyebutkan fungsi-fungsi sistem informasi manajemen, yaitu :

1.    Memudahkan bagian manajemen melakukan perencanaan, pengawasan, serta pengarahan kerja bagi semua departemen yang dikoordinirnya.

2.    Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengolahan data, karena data yang ada dalam sistem informasi suatu manajemen merupakan data yang telah tersaji secara akurat dan real time.

3.    Meminimalisir biaya dan meningkatkan produktivitas suatu perusahaan atau organisasi.

4.  Sarana peningkatan Sumber Daya Manusia, karena dalam pelaksanaannya diperlukan unit kerja yang sistematis serta terkoordinir berbasis teknologi.

Pentingnya sistem informasi manajemen bagi perusahaan disebabkan oleh manfaat-manfaat dari penerapannya, baik bagi pihak manajemen maupun keseluruhan perusahaan. Berikut adalah manfaat penerapan sistem informasi manajemen bagi perusahaan :

1.  Dapat mengantisipasi dan memahami peluang ekonomis sistem informasi yang menerapkan teknologi informasi baru.

2.  Dapat membantu menjamin kualitas dan keterampilan sumber daya manusia dalam memanfaatkan sistem informasi suatu manajemen.

3.   Dapat memudahkan akses data yang telah disediakan secara akurat dan realtime bagi para user tanpa perlu melalui perantara sistem informasi secara langsung.

4.     Dapat mengembangkan perencanaan yang lebih maksimal dan efektif.

5. Dapat membantu menganalisis pelaksanaan kebijakan program dan mengidentifikasi keperluan pendukung sistem informasi.

6. Dapat memperbaiki produktivitas dan pengembangan dalam manajemen sistem, serta pengolahan transaksi untuk meminimalisir biaya dan memaksimalkan pendapatan.

Dalam implementasinya, sistem informasi manajemen memegang peranan yang sangat penting dengan menyediakan berbagai alternatif yang efisien agar para pengambil keputusan dapat mengambil keputusan yang diinginkan. Sebelumnya menurut Lipursari (2013), pengambilan keputusan adalah hasil dari pemecahan masalah, menjawab suatu pertanyaan sebagai hukum keadaan, memilih salah satu dari alternatif yang ada, dan menghentikan proses berpikir tentang masalah tersebut sehingga menghasilkan keputusan.

Semua organisasi memerlukan informasi yang akurat, ringkas, andal, dan relevan dengan kebutuhan mereka. Informasi yang diperoleh dari organisasi juga dapat diperoleh dari luar. Mereka hanya menerima informasi yang aktual agar informasi yang mereka terima tidak sembarangan. Informasi ini membantu para pemimpin dalam mengambil keputusan dan membantu mereka dalam memecahkan berbagai masalah yang dihadapi organisasi. Oleh karena itu sistem informasi manajemen bertanggung jawab untuk menyaring informasi berdasarkan kebutuhan organisasi untuk mendukung efektivitas pengambilan keputusan.

Setelah mengetahui banyaknya alasan mengapa sistem informasi manajemen itu penting, mungkin akan timbul pertanyaan lagi. Apa dampaknya jika perusahaan tidak menerapkan Sistem Informasi Manajemen?

Jika perusahaan tidak menggunakan sistem informasi dalam manajemennya, maka perusahaan akan mengalami beberapa kesulitan sebagai berikut :

1.   Kurang terpenuhinya kebutuhan informasi umum semua manajer di perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan.

2.     Penyebaran informasi yang tersimpan kepada pemakai informasi menjadi lambat.

3.     Persediaan informasi bagi perusahaan tidak lengkap.

4.     Ketidakefektifan dalam pengolahan data dan informasi yang semakin kompleks.

5.     Semakin sulit beradaptasi dengan evolusi kebutuhan manusia yang semakin kompleks.

6.     Kurangnya sudut pandang secara menyeluruh dari dinamika dan struktur perusahaan.

Apakah ada contoh kasus perusahaan yang sukses menerapkan Sistem Informasi Manajemen? Tentu ada!

Sistem informasi manajemen diperlukan untuk menjalankan bisnis yang sukses. Saya akan menceritakan salah satu contoh perusahaan yang sukses menerapkan sistem informasi manajemen, yaitu PT. Unilever Tbk.

PT. Unilever Tbk. berhasil menerapkan Knowledge Work System (KWS). Knowledge Work System adalah sistem informasi yang mendukung pekerja data dari segi analisis informasi untuk ditransformasikan dengan cara tertentu sebelum dibagikan secara menyeluruh dengan organisasi maupun pihak luar. Penerapan KWS yang dilakukan oleh PT. Unilever Tbk. adalah One-Voice Marketing Communication dan Performance Development Program. One-Voice Marketing Communication adalah pengkoordinasian sistem-sistem komunikasi yang digunakan perusahaan untuk meraih konsumen. Sistem komunikasi ini seharusnya tidak hanya meningkatkan citra produk, tetapi juga menghasilkan hasil penjualan yang baik dari produk yang dijual. Performance Development Program yaitu karyawan bekerja sesuai dengan kemampuannya. Setiap pertengahan tahun PDP diawasi dan dievaluasi melalui Continuous Improvement Discussion (CID) untuk membahas apa yang perlu dilakukan untuk mengembangkan sistem kerja karyawan. Data berupa pengetahuan yang didapat dari penerapan KWS akan disimpan sebagai informasi bagi perusahaan dan konsumen. Hasilnya, perusahaan fast moving consumer good (FMCG) tersebut terus melahirkan inovasi produk yang memiliki banyak konsumen.

Selain Knowledge Work System, PT. Unilever Tbk. juga menerapkan Artificial Intelligence (AI). Pada tahun 2019, Unilever bermitra dengan Alibaba Cloud untuk menjalankan kampanye pemasaran digital menggunakan teknologi dari perusahaan teknologi digital dan intelijen asal Cina tersebut. Unilever menggunakan teknologi berbasis cloud dan kecerdasan buatan (Artificial Intelligent) dari Alibaba Cloud untuk memaksimalkan proses pengumpulan permintaan online dan offline. Teknologi ini akan memungkinkan Unilever untuk lebih akurat mengantisipasi dan merespons perubahan perilaku pembelian pelanggan di berbagai platform, memungkinkan Unilever memperluas penawaran produknya saat ini dan di masa mendatang untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.

Berdasarkan artikel diatas, bagaimana menurut Anda? Silakan meninggalkan tanggapan di kolom komentar.

Semoga bermanfaat!

Sumber :

Rusdiana, H. A., dkk. 2014. Sistem Informasi Manajemen. Cet 1. Bandung: CV Pustaka Setia.

Sudirman, Acai., dkk. 2020. Sistem Informasi Manajemen. Cet 1. Medan: Yayasan Kita Menulis.

Hutahaean, Jeperson., dkk. 2021. Pengantar Sistem Informasi Manajemen. Cet 1. Medan: Yayasan Kita Menulis.

https://accurate.id/marketing-manajemen/sistem-informasi-manajemen-arti-fungsi-contoh-dan-manfaatnya/

http://cavalinmoshe.blog.binusian.org/2014/04/penerapan-knowledge-management-di-pt-unilever-indonesia-tbk/#

https://techbiz.id/2020/07/unilever-gunakan-teknologi-alibaba-cloud-untuk-pemasaran-digital/